AEO高级认证复审重点之：人员安全

>> 进入AEO高级认证企业集中复审期，需要持续关注的重点条款！

上文我们提到本次复审中最容易扣分的2个点（内部审计、海关业务培训），那除此之外，其中“人员安全”条款的变化点，又是海关的重要考核点和关注点。

那么，“人员安全”条款，从复审角度，有哪些重点呢？

对于本条款，核心关注点有：

（1）招募环节的有无违法犯罪记录的调查及记录、对于敏感岗位员工建议增加就业经历背调（虽然新标准已删除此字眼，实际管理我们认为很有必要）；

（2）在职员工环节对敏感岗位员工的定期背景调查和有原因的（出现异常情形的）背景调查；

（3）离职环节的交接管理（特别是证件/工服/系统权限/IT介质等）；

而这其中，在106号公告新标准添加的是“在职环节敏感岗位员工的背调”（该要求，在原2014年82号公告的标准中也是有的，后来在原2018年177号公告给取消了。）

但是，本考核点恰恰是当前较多企业未能完全理解和按要求做到的，导致认证的时候屡有被扣分的情况出现。那么，本考核点，我们该如何关注？

其一、条款原文的简要分析

【（39）招聘新员工时应当进行违法记录调查。对在安全敏感岗位工作的员工应当进行定期或者有原因的背景调查。】

简析：原文中（1）对于入职员工明确违法记录调查（违法包括违法记录和犯罪记录）；（2）对于敏感岗工作的员工的定期调查或者有原因的背景调查（从往期的重新调查中演变而来）。

对于（1）入职员工的违法记录调查，正常要求是所有员工入职阶段，均应做此调查；可以实施的方式有多种，包括：让员工提供违法犯罪记录证明文件（官方出具或者“掌上警务”中申请）、第三方调查公司的调查报告、公司内部问卷调查表或有无违法犯罪记录申明文件。

对于（2）是目前较多企业的理解难点或执行难点。具体下文分项说明。

其二、如何定义“安全敏感岗位员工”？

一般来说，我们定义安全敏感岗位员工，主要出发点是：

该员工是“贸易安全管理相关岗位的”、“能够对贸易安全管理产生控制或影响的”员工，而这里的贸易安全又着重在“涉及到货物供应链环节、公司安保安全环节”。

因此，基于上述出发点，我们一般的定义人员范围包括：

• 公司高管层、供应链相关部门的中高层管理者（权限较大）

• 仓库收发货、保管相关人员：仓库经理、主管、仓管员等

• 物流通关管理相关人员：物流经理、主管、关务人员、物流发货管理人员等

• 采购相关人员：主要涉及供应商管理人员（对商业伙伴的管理职责）

• IT运维人员：主要涉及IT设备或系统的运维、监控等安防设施管理者（可不含IT开发）

• 安保相关管理人员：安保管理部门主管、保安人员等，也可以适当包含电工等。
  

【Tips：对于安全敏感岗位员工，人事应该建立“敏感岗位员工名册”，每年审阅和更新，敏感岗位内的员工，每年落实定期调查、以及相应的贸易安全/供应链安全培训工作。】

其三、如何进行“定期背景调查”？

对于这点，我们日常在给客户辅导或审计过程中，遇到有企业提出来或过往实际做法：对于在职敏感岗位员工做了工作状况的背调，问其原因，因此文中此处写的是“背景调查，不是违法记录调查”，因此，实施的就是工作状况背景调查（员工关系、工作尽职、不良行为或处罚等情况）。

这点，从我个人角度，认为不该如此。虽然原文写的是背景调查，但实际上对于在职员工，长期供职于公司，实施广泛的“工作背景调查”必要性不大。

我们从管理的目的和原理上来看，对于处于安全敏感岗位员工的定期背调，是为了公司更好的掌握员工是否存在公司无法知悉的情况（如是否存在违法记录、是否存在被列入失信执行人名单等），这些情况可能对其工作岗位产生潜在的风险，因此，公司有必要掌握情况，以作关注。

因此，我们认为，对于处于安全敏感岗位的在职员工定期背调，应着眼于：有无违法记录、有无被列入失信执行人、有无其他如赌博等不良行为上。而调查记录上，可以包括：（1）敏感岗位员工的定期背景调查表；（2）有无违法犯罪记录情况申明（或者外部机构的背调记录、官方记录等，同入职）。

其四、如何理解和实施“有原因的背景调查”？

对于这点，是较多企业人事难以理解，或者存在误解的地方。

首先，如何理解“有原因的”？

此处有原因，从我们对标准的理解、以及日常与企业沟通过程和讨论过程中所总结的，个人认为重点包括如下几种情形：

• 员工出现调岗/晋升：从非敏感岗位调岗到敏感岗位，晋升到重要部门领导

• 员工出现旷工失联后复岗：疑似出现其他异情形（如拘留、被绑架等）

• 员工被举报：如被举报偷窃、打架斗殴、舞弊等情形的

• 员工被外部投诉或举报异常：如外部第三方公司催债、外部举报不良行为的

• 员工出现行为异常、精神恍惚：疑似被恐吓的

...等

其次，如何对出现上述情况的“敏感岗位员工”实施再调查？

发生上述情况，我们应当对员工实施再调查，那么该如何调查，我们可以从2个方面实施，个人认为可以通过如下两种方式组合开展：

1）对员工进行异常状况的调查，可以包括：员工关系状况调查、是否被列入失信执行人调查、是否具有吸毒/赌博等不良行为调查、是否有违法记录调查等。

• 对此，可以采用问卷表方式/询问员工+人事主动查证的方式进行调查，形成调查记录。

2）对员工有无违法记录状况调查，参照上述入职环节调查方式，通过官方出具无违法记录证明、第三方调查报告确认无违法犯罪记录、个人的无违法记录申明等方式开展。

总之，充分理解从贸易安全管控角度，对敏感岗位的员工的风险控制点出发，制订相应的定期背调或异常情形背调等规则、原理上理解透彻、每年执行记录保存完整，那么对应海关认证审核，将更加从容。