AEO高级认证复审重点之:人员安全

时间:2024-04-24     来源:一诺咨询,TFC太湖论坛,关务视角    关键词:AEO认证辅导,进出口审核,一诺关务咨询     浏览量:338
原创 姑苏leo 关务视角 2024-04-24 13:45 

>> 进入AEO高级认证企业集中复审期,需要持续关注的重点条款!

上文我们提到本次复审中最容易扣分的2个点(内部审计、海关业务培训),那除此之外,其中“人员安全”条款的变化点,又是海关的重要考核点和关注点。


那么,“人员安全”条款,从复审角度,有哪些重点呢?

对于本条款,核心关注点有:

(1)招募环节的有无违法犯罪记录的调查及记录、对于敏感岗位员工建议增加就业经历背调(虽然新标准已删除此字眼,实际管理我们认为很有必要);

(2)在职员工环节对敏感岗位员工的定期背景调查和有原因的(出现异常情形的)背景调查;

(3)离职环节的交接管理(特别是证件/工服/系统权限/IT介质等);


而这其中,在106号公告新标准添加的是“在职环节敏感岗位员工的背调”(该要求,在原2014年82号公告的标准中也是有的,后来在原2018年177号公告给取消了。)


但是,本考核点恰恰是当前较多企业未能完全理解和按要求做到的,导致认证的时候屡有被扣分的情况出现。那么,本考核点,我们该如何关注?


其一、条款原文的简要分析

【(39)招聘新员工时应当进行违法记录调查对在安全敏感岗位工作的员工应当进行定期或者有原因的背景调查。】

简析:原文中(1)对于入职员工明确违法记录调查(违法包括违法记录和犯罪记录);(2)对于敏感岗工作的员工的定期调查或者有原因的背景调查(从往期的重新调查中演变而来)。


对于(1)入职员工的违法记录调查,正常要求是所有员工入职阶段,均应做此调查;可以实施的方式有多种,包括:让员工提供违法犯罪记录证明文件(官方出具或者“掌上警务”中申请)、第三方调查公司的调查报告、公司内部问卷调查表或有无违法犯罪记录申明文件。


对于(2)是目前较多企业的理解难点或执行难点。具体下文分项说明。


其二、如何定义“安全敏感岗位员工”?

一般来说,我们定义安全敏感岗位员工,主要出发点是:

该员工是“贸易安全管理相关岗位的”、“能够对贸易安全管理产生控制或影响的”员工,而这里的贸易安全又着重在“涉及到货物供应链环节、公司安保安全环节”。


因此,基于上述出发点,我们一般的定义人员范围包括:

  • 公司高管层、供应链相关部门的中高层管理者(权限较大)

  • 仓库收发货、保管相关人员:仓库经理、主管、仓管员等

  • 物流通关管理相关人员:物流经理、主管、关务人员、物流发货管理人员等

  • 采购相关人员:主要涉及供应商管理人员(对商业伙伴的管理职责)

  • IT运维人员:主要涉及IT设备或系统的运维、监控等安防设施管理者(可不含IT开发)

  • 安保相关管理人员:安保管理部门主管、保安人员等,也可以适当包含电工等。


Tips:对于安全敏感岗位员工,人事应该建立“敏感岗位员工名册”,每年审阅和更新,敏感岗位内的员工,每年落实定期调查、以及相应的贸易安全/供应链安全培训工作。


其三、如何进行“定期背景调查”?

对于这点,我们日常在给客户辅导或审计过程中,遇到有企业提出来或过往实际做法:对于在职敏感岗位员工做了工作状况的背调,问其原因,因此文中此处写的是“背景调查,不是违法记录调查”,因此,实施的就是工作状况背景调查(员工关系、工作尽职、不良行为或处罚等情况)。


这点,从我个人角度,认为不该如此。虽然原文写的是背景调查,但实际上对于在职员工,长期供职于公司,实施广泛的“工作背景调查”必要性不大。


我们从管理的目的和原理上来看,对于处于安全敏感岗位员工的定期背调,是为了公司更好的掌握员工是否存在公司无法知悉的情况(如是否存在违法记录、是否存在被列入失信执行人名单等),这些情况可能对其工作岗位产生潜在的风险,因此,公司有必要掌握情况,以作关注。


因此,我们认为,对处于安全敏感岗位的在职员工定期背调,应着眼于:有无违法记录、有无被列入失信执行人、有无其他如赌博等不良行为上而调查记录上,可以包括:(1)敏感岗位员工的定期背景调查表;(2)有无违法犯罪记录情况申明(或者外部机构的背调记录、官方记录等,同入职)。


其四、如何理解和实施“有原因的背景调查”?

对于这点,是较多企业人事难以理解,或者存在误解的地方。


首先,如何理解“有原因的”?

此处有原因,从我们对标准的理解、以及日常与企业沟通过程和讨论过程中所总结的,个人认为重点包括如下几种情形

  • 员工出现调岗/晋升:从非敏感岗位调岗到敏感岗位,晋升到重要部门领导

  • 员工出现旷工失联后复岗:疑似出现其他异情形(如拘留、被绑架等)

  • 员工被举报:如被举报偷窃、打架斗殴、舞弊等情形的

  • 员工被外部投诉或举报异常:如外部第三方公司催债、外部举报不良行为的

  • 员工出现行为异常、精神恍惚:疑似被恐吓的

...等


其次,如何对出现上述情况的“敏感岗位员工”实施再调查?

发生上述情况,我们应当对员工实施再调查,那么该如何调查,我们可以从2个方面实施,个人认为可以通过如下两种方式组合开展

1)对员工进行异常状况的调查,可以包括:员工关系状况调查、是否被列入失信执行人调查、是否具有吸毒/赌博等不良行为调查、是否有违法记录调查等。

  • 对此,可以采用问卷表方式/询问员工+人事主动查证的方式进行调查,形成调查记录。

2)对员工有无违法记录状况调查,参照上述入职环节调查方式,通过官方出具无违法记录证明、第三方调查报告确认无违法犯罪记录、个人的无违法记录申明等方式开展。

总之,充分理解从贸易安全管控角度,对敏感岗位的员工的风险控制点出发,制订相应的定期背调或异常情形背调等规则、原理上理解透彻、每年执行记录保存完整,那么对应海关认证审核,将更加从容

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