AEO高级认证复审重点之:人员安全
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上文我们提到本次复审中最容易扣分的2个点(内部审计、海关业务培训),那除此之外,其中“人员安全”条款的变化点,又是海关的重要考核点和关注点。
那么,“人员安全”条款,从复审角度,有哪些重点呢?
对于本条款,核心关注点有:
(1)招募环节的有无违法犯罪记录的调查及记录、对于敏感岗位员工建议增加就业经历背调(虽然新标准已删除此字眼,实际管理我们认为很有必要);
(2)在职员工环节对敏感岗位员工的定期背景调查和有原因的(出现异常情形的)背景调查;
(3)离职环节的交接管理(特别是证件/工服/系统权限/IT介质等);
而这其中,在106号公告新标准添加的是“在职环节敏感岗位员工的背调”(该要求,在原2014年82号公告的标准中也是有的,后来在原2018年177号公告给取消了。)
但是,本考核点恰恰是当前较多企业未能完全理解和按要求做到的,导致认证的时候屡有被扣分的情况出现。那么,本考核点,我们该如何关注?
其一、条款原文的简要分析
【(39)招聘新员工时应当进行违法记录调查。对在安全敏感岗位工作的员工应当进行定期或者有原因的背景调查。】
简析:原文中(1)对于入职员工明确违法记录调查(违法包括违法记录和犯罪记录);(2)对于敏感岗工作的员工的定期调查或者有原因的背景调查(从往期的重新调查中演变而来)。
对于(1)入职员工的违法记录调查,正常要求是所有员工入职阶段,均应做此调查;可以实施的方式有多种,包括:让员工提供违法犯罪记录证明文件(官方出具或者“掌上警务”中申请)、第三方调查公司的调查报告、公司内部问卷调查表或有无违法犯罪记录申明文件。
对于(2)是目前较多企业的理解难点或执行难点。具体下文分项说明。
其二、如何定义“安全敏感岗位员工”?
一般来说,我们定义安全敏感岗位员工,主要出发点是:
该员工是“贸易安全管理相关岗位的”、“能够对贸易安全管理产生控制或影响的”员工,而这里的贸易安全又着重在“涉及到货物供应链环节、公司安保安全环节”。
因此,基于上述出发点,我们一般的定义人员范围包括:
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公司高管层、供应链相关部门的中高层管理者(权限较大)
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仓库收发货、保管相关人员:仓库经理、主管、仓管员等
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物流通关管理相关人员:物流经理、主管、关务人员、物流发货管理人员等
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采购相关人员:主要涉及供应商管理人员(对商业伙伴的管理职责)
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IT运维人员:主要涉及IT设备或系统的运维、监控等安防设施管理者(可不含IT开发)
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安保相关管理人员:安保管理部门主管、保安人员等,也可以适当包含电工等。
【Tips:对于安全敏感岗位员工,人事应该建立“敏感岗位员工名册”,每年审阅和更新,敏感岗位内的员工,每年落实定期调查、以及相应的贸易安全/供应链安全培训工作。】
其三、如何进行“定期背景调查”?
对于这点,我们日常在给客户辅导或审计过程中,遇到有企业提出来或过往实际做法:对于在职敏感岗位员工做了工作状况的背调,问其原因,因此文中此处写的是“背景调查,不是违法记录调查”,因此,实施的就是工作状况背景调查(员工关系、工作尽职、不良行为或处罚等情况)。
这点,从我个人角度,认为不该如此。虽然原文写的是背景调查,但实际上对于在职员工,长期供职于公司,实施广泛的“工作背景调查”必要性不大。
我们从管理的目的和原理上来看,对于处于安全敏感岗位员工的定期背调,是为了公司更好的掌握员工是否存在公司无法知悉的情况(如是否存在违法记录、是否存在被列入失信执行人名单等),这些情况可能对其工作岗位产生潜在的风险,因此,公司有必要掌握情况,以作关注。
因此,我们认为,对于处于安全敏感岗位的在职员工定期背调,应着眼于:有无违法记录、有无被列入失信执行人、有无其他如赌博等不良行为上。而调查记录上,可以包括:(1)敏感岗位员工的定期背景调查表;(2)有无违法犯罪记录情况申明(或者外部机构的背调记录、官方记录等,同入职)。
其四、如何理解和实施“有原因的背景调查”?
对于这点,是较多企业人事难以理解,或者存在误解的地方。
首先,如何理解“有原因的”?
此处有原因,从我们对标准的理解、以及日常与企业沟通过程和讨论过程中所总结的,个人认为重点包括如下几种情形:
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员工出现调岗/晋升:从非敏感岗位调岗到敏感岗位,晋升到重要部门领导
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员工出现旷工失联后复岗:疑似出现其他异情形(如拘留、被绑架等)
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员工被举报:如被举报偷窃、打架斗殴、舞弊等情形的
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员工被外部投诉或举报异常:如外部第三方公司催债、外部举报不良行为的
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员工出现行为异常、精神恍惚:疑似被恐吓的
...等
其次,如何对出现上述情况的“敏感岗位员工”实施再调查?
发生上述情况,我们应当对员工实施再调查,那么该如何调查,我们可以从2个方面实施,个人认为可以通过如下两种方式组合开展:
1)对员工进行异常状况的调查,可以包括:员工关系状况调查、是否被列入失信执行人调查、是否具有吸毒/赌博等不良行为调查、是否有违法记录调查等。
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对此,可以采用问卷表方式/询问员工+人事主动查证的方式进行调查,形成调查记录。
2)对员工有无违法记录状况调查,参照上述入职环节调查方式,通过官方出具无违法记录证明、第三方调查报告确认无违法犯罪记录、个人的无违法记录申明等方式开展。
总之,充分理解从贸易安全管控角度,对敏感岗位的员工的风险控制点出发,制订相应的定期背调或异常情形背调等规则、原理上理解透彻、每年执行记录保存完整,那么对应海关认证审核,将更加从容。