Leo说AEO系列（9）AEO认证“内部控制标准”的常见管理不足与改善措施

对于“海关业务培训”，在各地海关实地认证过程中，作为高频扣分项之一，其中发生扣分的最主要表现在：(1)公司高管及特定管理人员（四类特定人员）参加培训不足，实际展现的培训记录存在缺少，或者频次不够；(2)公司管理层在海关进行培训情况询问了解时，回答不出，体现出培训效果的不足；(3)公司的培训仅仅按照要求开展2次，而并非针对公司的业务情况多开展一些针对性的培训（包括针对性的法规、针对申报常见问题及背后的政策法规要求等）。

 而对于上述不足，作为公司的特定管理层及公司进出口业务相关管理人员，需要从观念上加以改变，认真对待培训的效果。海关业务培训本身年度涉及的课题和时间有限，相关管理人员应有效利用该时间学习了解相关海关法规知识，特别是与公司业务经营有直接关联的法规，对后续督促、支持关务事务管理还是有益的，而不能只是走个过场、摆拍一下，这样起不到培训效果，也造成在认证环节被认定不足而造成扣分，甚至导致不达标而不能通过认证。

对于“内部组织架构”，重点在于“负责关务/贸易安全的高级管理人员”的设定，直接关系到公司对于海关守法合规和贸易安全管控的重视度，也直接关联到海关业务培训、改进机制等对应管理人员的认证要求。这其中造成扣分主要表现在：(1)负责关务高级管理人员权责不明确，实际并未参与对进出口业务活动的监督管理，成为“摆设”；(2)负责贸易安全高级管理人员同样在实际职权角度并未担负对贸易安全的综合监督管理之责。

而对于该不足，结合企业的管控难点来加以提升：①考虑由谁担任负责关务高管，由谁担任负责贸易安全高管更合适，该方面应该从管理权责入手，关务部门向上的高级领导，及供应链、人事、行政向上的高级领导是担任该对应职责的最佳人员。②任命担任的高管人员需要担负起相应的责任，不能只是挂名，具体来说：负责关务高管需要学习和了解海关管理要求、了解公司进出口业务的大致情况和风险管控点、对公司进出口业务中的问题阶段会议了解和参与处置、对内支持关务部门的工作及对外承担责任；负责贸易安全的高管需要了解海关对于该方面的具体管理要求、及海关法规要求，并督导公司的整体贸易安全管控措施，在人力和财力角度支持公司贸易安全方面的改善。

对于“单证控制”，在实地认证过程中发生扣分的最主要表现在：(1)复核形式化，只是签个字并未实质复核，该点海关认证时查看记录、询问当事人并结合海关内部差错率统计数据能够分辨出；(2)单证复核之后，并未对复核发现的问题认真对待，加以改善，该点海关认证时调阅缺少复核问题的改善情况、缺少公司的针对性会议及培训等。

 而对于该不足之处，要改进提升，一方面需要公司确实投入该人力或者增加人员工作负荷，切实进行复核作业，而不是“仅签字”，另一方面需要关务负责人认真对待复核差异情况，能够通过会议、培训、告知等多种形式降低单证制作、供应商单证错误等各类问题，“降低海关申报删改单率才是王道”。

对于“单证保管”，在实地认证过程中发生扣分的典型表现在：认证时，海关调阅的单证，无法及时调阅出，折射出企业单证保管的缺失或者保管存档方式的缺陷；而这里最典型表现在一些“特殊监管方式”单证、保税手册管理单证的不足、法律文书保存的不足等。

对于单证的保管，仍有较多企业发生在实际认证时出现查找不到，而造成“尴尬”的局面，企业改进提升主要是做到：①进出口涉及申报单证，无论何种监管方式，都应妥善保管单证（可以是电子档，也可以存在关务信息系统中），应该不定期进行检查确认保管情况。②涉及到保税单证、涉检台账、法律文书，日常做好管理并不定期检查，形成良好的保管习惯。

对于“信息系统”和“数据管理”，在实地认证时，往往结合“进出口活动”一并进行验证，而最常见的认证方法是“穿行测试”。而涉及信息系统问题，也是高频扣分项之一，其中发生扣分的最主要表现在：(1)海关调阅单证在信息系统中查找不到对应申报信息，数据缺失，典型表现在特殊监管方式上；(2)关务系统模块对于保税业务管理缺少；(3) 关务模块数据对内与ERP之间的穿行测试不能直接对接关联，也不能直接通过唯一识别号追溯；(4)涉及保税业务从入库、发料、收货入库、出库在ERP系统穿行测试不能有效实施。(5)系统缺少预警功能，特别是对于申报数据有误、涉及监管特定要求、收发货与订单不一致等环节的提示功能。

 对于信息系统的不足，企业要提升，核心着眼点：①完善信息系统功能，包括进出口业务管理系统的基本数据记录、报表分析等功能；ERP系统的基本数据链完整。②数据记录完整，对于各类涉及海关申报业务，都应在系统中建立资料，达到最基本的数据完整保存，并按海关要求保存3年及以上。

对于“内审制度”，在实地认证过程中发生扣分的最主要表现在：(1)内部审计部门设置不合理，审计部门权限不足以监督公司的进出口及相关业务、审计团队成员缺乏关务知识；(2)内部审计的范围不足，不能覆盖公司各主要监管业务，以及内部审计的抽样量较低，不具代表性；(3)内部审计报告简单、空洞无实质内容，内部审计执行程序从计划、实施、底稿、总结、报告等管控缺乏。

 而对于内部审计管理的改善提升，要做好，需要从几个实质角度考虑：①提升内审团队的业务水平，同时注意须保持独立性（不能是进出口部门人员），或适当借助外部审计专业人员辅助开展。②从审计的实际成效角度，明确审计的范围（结合公司的管控风险点）、并保证一定的抽样率。③从审计管理角度，每次审计从方案、计划、审计实施底稿，到审计报告、审计问题的改善记录等，形成完整档案。

对于“改进机制”，发生常见的扣分项体现在：(1)涉及进出口报关单申报差错（实质差错，特别是涉税要素），并未形成有效的改进措施、记录；(2)涉及海关违规处罚的、或内部审计问题项的，改进报告形式化，缺乏实质改进措施及预防措施。

 对于改进机制要做到提升，须考虑：①从公司的整体申报差错率考虑，对于日常发生的实质性申报差错需要认真对待，做好改进，改进的实施形式有很多，会议/培训/发通知，而不应仅仅是一张改进记录表简单说明。②对于重要问题项的改进，应该详细随附单证资料，并从排除根本原因角度制订改善对策，形成改进档案。

 总而言之，内部控制标准有很多“柔性管控条款”，需要我们从合规的本质出发，去进行优化和完善，做到实质规范，以不变应万变。