Leo说AEO系列(8)AEO认证中“内审制度条款”的常见扣分点

时间:2022-11-01     来源:一诺咨询,报关协会,AEO认证辅导    关键词:一诺     浏览量:436









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AEO认证中“内审制度条款”的常见扣分点



对于AEO认证的实践过程中,企业在各个条款被审上,均或多或少存在不足,而导致部分条款在海关认证时被扣分。而从海关实地认证环节对应企业扣分的综合状况来看,商业伙伴安全、海关业务培训、内审制度、信息系统、集装箱管理、运输工具管理等条款又是扣分的高频项。


而这其中,对于“内审制度”,作为一个综合兜底的条款,因为其涉及对AEO和进出口业务知识的认知知识面广,及企业内部自身的资源缺陷,众多企业在实际管理中存在不足,对此就常见的企业管理或准备不足而造成基本达标或不达标情形,作简要分析。


一、AEO认证中对于“内审制度”

的核心认证要求


AEO认证标准中的第七条“内审制度”,其认证标准要求规定从字面上理解较为简单,包括:

(1)建立进出口活动内部审计制度;

(2)每年至少实施1次进出口活动内部审计;

(3)通过认证后,每年至少实施1次高级认证标准持续符合性审计。


以上三点即为对该条款的核心要求,但如要切实有效的落实该条款,首先需要企业具有有效的“内部审计部门”设置,具备丰富业务知识的审计团队,才能真正推行内部审计工作;其次需要企业认真实施内部审计,从业务审计范围、抽样管理、审计方式等各个环节落实审计工作;其三需要对审计发现的问题改善处置形成闭环,并对于审计档案、审计报告、改善记录规范留存。


二、“内审制度”条款在实地认证

的常见扣分点?


对于“内审制度”条款,海关在实地认证时通过与内部审计部门负责人的访谈、审核记录的查看、审核报告内容和问题项的查阅、审核问题项的改善状况查阅等方式确认企业对该条款的符合状况。而实地认证时,常见问题如下:


1、内部审计部门的设置问题,如:

01

未确定内部审计部门或岗位,或设置了内审部门,实际审计时未参与,对审计要求和内容并不了解,变成挂名部门。导致在认证时,审计部门负责人接受海关访谈时,不能完整描述审计的目的、内容、审计方式、及审计相关安排等。


02

内部审计人员不具备专业性,特别是对进出口业务活动的法规要求不了解,审计脱离了实际意义,或者深究其背后为进出口人员实际实施审计。


03

公司设立的审计部门层级较低,或审计部门的负责人职位层级较低,不能展现能够监督到公司各业务部门,也不能展示审计问题事项能够直接有效汇报到公司的高管层。


04

公司成立了内审小组或内审委员会,但实际上团队成员包含了或主要依赖于进出口部门负责人组织实施审计工作。


05

聘请了外部第三方专职人员开展审计,但实际审计由进出口部门负责人聘请和安排,公司内部无独立的审计部门对应;及委托外部审计方是自己公司使用的报关代理公司。


2、内部审计的内容范围不足,如:

01

进出口审计业务范围未全面涵盖进出口各监管方式和业务形态。如仅对进出口业务的通关申报审核,而缺少对保税、涉检状况、非贸付汇等其他特殊业务的审核验证。


02

进出口审计缺少实质性验证和穿行测试,而仅对单证一致性确认,将审计工作变成单证复核作业。


03

进出口审计的抽样不足,如公司年度进出口5000多票,实际审计抽样仅100票,与海关正常建议的10%抽样比例或500票抽样比例相距胜远。


04

AEO体系持续符合性审核,仅做流程作业的描述,缺少抽样验证的记录。


3、内部审计的报告及记录管理问题,如:

01

审计报告内容简单,核心体现内容页不到5页,审计结论描述“空谈”无实质内容,缺少审计过程和审计相关验证及结论的表述。


02

审计报告中无实质问题发现,各项业务范围审计均无问题。如企业实际海关申报业务量较大、或涉及保税监管等业务范围,且海关存在一定的删改单比例或管理不规范被发现的情形,内部审计无任何问题,反映审计报告的质量不足。


03

抽查最近1年内审记录,未完整包括:内审方案、详细计划、内审报告、内审底稿(及审计抽样的清单)、抽查凭证记录。


04

涉及聘请外部第三方专职人员或机构审计的,仅有外部审计报告,内部无任何审计方案、计划、内部报告签呈等审计档案。


4、内部审计问题的改善不足问题,如:

审计报告反映的问题,公司内部未提供改善报告,或改善报告简单、流于形式、涉及问题无实质的应对措施、改善缺少相应的佐证记录。


三、如何提升和保障“内审制度”条款的符合性

鉴于内部审计存在上述认证扣分问题,而核心问题又集中在审计团队的设置有效性。因此,企业应该从内部审计工作的本质要求出发,认真了解审计的目的和要去,组建能够落实执行审计工作、具备专业和审计技能的团队来实施审计;在缺乏专业时,聘请第三方专职审计人员,也需要内部审计团队适度参与和管理。


同时,对于审计实施的过程需要进行详细记录,包括审计的抽样记录、每份抽样验证的结论、问题项的详细描述、穿行测试的过程记录等。并对审计过程与结果在形成报告时能够较为完整的描述体现,对审计发现的问题从现状改进和预防措施角度形成改善报告。


总之,对于内审制度从本质需求出发而不是流于形式,是保障该条符合性的关键。


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