AEO高认企业5年一复核,首批即将来临,企业如何准备?

时间:2023-11-27     来源:关务视角,一诺咨询    关键词:AEO认证辅导,进出口审核,一诺关务咨询     浏览量:509
原创 一诺咨询AEO团队 关务视角 2023-11-27 15:06 

2021年9月

海关总署251号令及其配套执行文件"暑企发104号文"发布,将AEO高级认证企业由原来的“3年一次重新认证”调整为5年一次定期复核+信用状况发生异常情况下的不定期复核,而自政策发布,原2019年认证通过或重新认证的企业,随即当年不再进行重认,而调整按新的标准,待至第5年再实施认证。


时光荏苒,转眼2023年即将进入尾声,随之而来的2024年,将迎来首批5年一复核的企业,是故2019年认证的高级认证企业,又被顶到了风口。


面临复核的企业,应该及时筹备起来,对此,首先需要明确如下几点。


其一、关于5年复核的时间概念

首先,我们需要明确,海关总署规定的5年复核一次,主要是按照公历年来计算,并不是根据连续满5年时间点来计算。也即:不论是在2019年的何时段完成海关实地认证,都是在2024年进行择期认证,具体在2024年何个时段认证,海关也是根据辖区企业的情况轮流进行安排的,因此也就存在有些企业自上次认证到2024年的复核超过60个月,有些则不足。


其二、关于5年来认证标准发生的变化

其次,我们需要有个基本的概念,海关认证标准在这5年期间共发生了2次更新(从原来2018年海关总署177号公告“高级认证企业标准”),一是,2021年海关总署公布的88号公告高级认证企业标准,二是,2022年海关总署公布的106号公告高级认证企业标准。


因此,在这批认证的企业前后将经历3个版本的认证标准,公司的审核负责人员、负责关务高管等关键人员都要有一个大致的认知(这些本应该在每年的海关法规培训中予以培训到位的)。


如果,我们企业在过去的每一年都紧跟海关公告的标准,及时改善,并且每年的AEO体系持续符合性审核,都是按照新发布的标准认证审核和执行改善,那么,这些标准迭代问题应该已在每年度化解

企业的各项作业方式,不同年份存在的记录差异,也才是事实。


如果海关复审时,翻看制度或执行记录,都是一样,岂不让人疑惑(真假问题、责任态度问题)?


其三、5年复核企业面临的重点记录

对于海关按规定时间对企业执行复核(类似前期的重新认证),在这过程中,重中之重的一项记录就是“5年来,每年的2份审核报告(进出口活动审核报告、AEO高级认证标准持续符合性审核报告各一份)”,这是任何一个面临复核的企业,都必须要严格对待的。

之所以说其是重中之重,因为海关也是参考企业的年度审核状况来判断企业过往4、5年中的执行状况。


海关认证之时,需要提交5年来的10份报告,是为认证之基础。

如果企业届时未能提交报告,则海关完全可以判定“内部审计与改进机制条款不达标”,所以须予以足够重视。


每年认真实施审核的企业,正常无此顾虑。如部分属地海关要求企业每年提交,从而督促企业每年执行,那么该相关企业在该报告准备上将无问题;另如我们部分服务的高级认证客户,每年委托我们第三方协助实施审核和出具报告,那么,这样的企业也不用担心。


而对于该记录,部分企业面临的困难或者问题点,主要体现在

1)企业部分年份实际未执行审核,报告缺失。

认证在急,部分企业仓促应付,报告缺少,或只有AEO体系审核报告,或只有进出口审核报告。

2)部分企业前期审核未如期执行,临时进行补充审核和补做报告,而后补报告时出现瑕疵较多

诸如:(1)对于AEO持续符合性审核报告的把控忽略了上述认证标准的变化;(2)报告中的记录逻辑不符合(如培训的时间、入离职人员的背调时间和实际查看逻辑不一致)等,后补报告的做法本身是不符合认证要求的。

3)审核报告粗糙、简单不符合要求。

部分企业审核报告制作粗糙(主要指内容方面),整份报告篇幅较少,如涉及进出口审核报告审核面不全(如:有些企业具有保税加工业务却仅审核报关单,缺少保税账册和管理方面审核,有些缺少非贸付汇审核等);涉及AEO审核仅简单描述,审核无具体的审核过程或内容记录。

4)审核报告无明确结论,或则结论“太过完美”。

一份审核报告,应该要有明确的结论,哪些合格项、哪些不合格项(不符合或者说存在风险项),并且对审核的不合格项应有相应的描述,这样的报告才有一定的指导和改善参考意义。而有些企业的报告,只是对每个审核点进行描述,无结论表述;或者有些企业的报告结论都是“无问题”,往往又是明显不符合实际情况的。

5)审核报告问题重复发生、逻辑漏洞或未加改善。

对于几年的审核报告放在一起查看,容易出现2个逻辑问题:一是,有些报告中的问题每年重复发生,说明审核问题的改善未做到位;二是,有些明显不合格问题反应出来是个持续问题,但前次审核的报告却是无问题。


上述,讲的是“审核报告”这项重点记录。

而除此之外,从重点记录来看,还有如下记录需要妥善保存,如:

1)5年期间的培训记录(包括:海关法规培训、贸易安全相关培训、信息安全培训、危机管控的培训及演练),同时5年的培训计划实际执行状况也应留存。

2)涉及到进出口相关的单证留存、法律文书留存,也应保管完善。

3)涉及到单证复核、集装箱检查、运输工具检查、在职敏感岗位员工的背景调查等记录,也应该妥善保管,至少最近3年的应该保管完整。


面临5年的复核,除了上述记录外,

对于企业准备来说,还重点包括:体系文件的更新与完善、相关内部AEO团队的培训和筹备迎审、实施现状与管理措施的改善等,该部分下期继续探讨。


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