漫谈AEO(3):如何合理规划“海关AEO高级认证企业”的申请筹备节奏?

时间:2023-03-22     来源:关务视角    关键词:AEO认证,进出口审核,一诺咨询,关务咨询     浏览量:371
原创 姑苏leo 关务视角 2023-03-22 08:59 发表于江苏
AEO的筹备预期

    我们在前2篇谈到企业应该对AEO高级认证的便利措施、申请的可行性、投入预期有个较为框架性的认知、以及可能争取获得的政府奖励。

    那么,申请AEO认证到底需要多长时间准备?是不是企业准备好一套体系文件,就能较快的申请成为高级认证企业呢?

    当然不是!这些都是一些片面的认知、或者误导,AEO与ISO不同,属于官方直接认证,目前要求还是比较严谨,各地海关认证时,都在强调落实、执行,因此,AEO体系的形成和有效运行,是一段时间的持续构建、发酵、积累而成,不是一撮而就

我们先了解一个基本认证要求:海关实施认证时,对于新申请认证的企业,主要验证的体系运行记录的时间为近1年内(一般至少要6个月以上),因此,企业对于整体申请AEO认证的周期,就需要一个合理的认知。

 

对此我们就以时间轴的方式,来勾勒一个主计划(以2023年起始为例),来简要带大家了解一下,企业该如何一步步来筹备的?

阶段1: 2023.2-2023.3 进行前期内部动员、培训、现状差距评估

该阶段企业主要行动:

--成立内部项目团队、动员、明确配合要求

--开展AEO认证知识和要求的培训宣导

--选择第三方辅导公司(如聘请外部辅导)

--对照标准开展现状差距评估

阶段2:2023.4-2023.5  执行方式的商定、体系文件构建、软硬件改善、初步运行

该阶段企业主要行动:

--依据AEO要求,商讨执行方式(如人事相关/商业伙伴管理/内审相关)

--AEO体系文件的构建(现有制度修订、新增制度、表单建立等)

--新构建体系文件的部门内培训

--软件系统的改善或导入外部成熟系统(特别是关务系统)

--硬件设施的改造(优先门岗、仓库相关设施)

--海关法规政策的初步培训

--部分改善措施初步运行

阶段3:2023.6-2023.8 正式运行、持续改善、进出口审计实施

该阶段企业主要行动:

--前期构建的规范要求正式按要求运行

--根据运行情况,持续改善做法、优化体系文件

--开展海关法规的培训(特别是进出口相关部门和管理层)

--实施进出口业务活动的内部审计(内部或聘请外部实施)

阶段4:2023.9-2023.10 申请属地海关的培育指导、持续改善

该阶段企业主要行动:

--持续执行、完善

--向属地海关递交资料、申请培育再指导

--海关培育指导、继续改善

阶段5:2023.11-2024.6 持续执行和完善,等待海关认证、海关实施认证、资料提交、证书发放

该阶段企业主要行动:

--持续执行、阶段性审查各部门作业情况

--持续开展必要的培训(海关法规、供应链安全等)

--配合海关实施现场认证

--认证后配合提交资料

--海关颁发AEO证书(认证后2个月左右)


   那么,以上大的框架计划如此,为何有些企业筹备周期很长,有些较短,我们看到企业的通过时间各部相同呢?主要有哪些变数?

    实际影响进度的因素有很多,而通常来说:

其一、加速提前的

如:

1对于部分企业本身基础较好,前期是“原经过现场认证的一般认证企业“,相关的作业一直保持着之前一般认证的要求,而现在申请高级认证,是在之前的基础上提升,而不是新建,相关的执行记录(如单证复核、集装箱检查、培训记录、年度内审记录等)都较为完善,这样的企业按高认要求改善后,就可以着手申请,进度是大大提前的。// 2022年我们辅导实践的一家宁波企业从筹备到通过认证6个月完成的,就属于该情形(前期一般认证通过并保持作业)。

【2】企业改善执行力强、海关和企业高层都在推着企业赶进度的,那么也将大大缩短前期的体系构建、培训执行等方面。// 2022年我们辅导实践的一家常州企业从1月份筹备、2、3月份疫情期间加速改进和落实、5月份完成实地认证,属于该情形。


其二、延后推迟实施的

如:企业内部因素

1企业项目推进执行力比较弱,部分部门在体系文件的构建环节,拖拖拉拉,并在关键环节拿不定注意,而导致滞后。

【2】企业投入高,管理层在花钱改善方面耽误的,主要体现在安防设施投入改造延后,导致体系建设/执行方式一并滞后;部分企业在关务系统建设或购买上滞后。

【3】执行过程中的团队变化(如有些企业出现经营业绩影响导致裁员、人员大变动等)导致的一定时间的停滞。

【4】部分企业出现工厂改造、搬迁等影响整体进度。

如:外部因素

【5】一方面是前两年疫情,确实影响了较多企业的筹备、以及海关实施认证的进度。

【6】另一方面企业准备好了,辖区内申请高级认证的企业多,有一个先来后到的过程。

   总的来说,企业想申请认证,那么就依据企业自身情况,合理筹划、前紧后松(是说进度拿捏)、稳步推进,争取早日通过认证   

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