Leo说AEO系列(6)AEO认证对于进出口活动流程体系要求与实际意义?

时间:2022-08-31     来源:关务视角,姑苏Leo    关键词:一诺咨询,AEO认证辅导,海关事务咨询     浏览量:99


6

AEO认证对于进出口活动流程

体系要求与实际意义?















“进出口活动管理”在AEO认证中作为一项综合条款来设定,而对应的准入控制、单证控制、单证保管则作为其配套而构成完整的进出口业务控制体系。较多的企业对于本条款的要求理解并不透彻,对于如何构建具体的进出口业务管控体系也不清晰。


我们常见的情形有两种,一类企业本身重视进出口业务流程内控制度的构建,并在实际工作中践行,相关体系的构建贴近公司内部业务实际需求,从而制作与之配套的作业指导书,更“接地气”;同时又更好的融入在AEO的框架需求下,形成良好的内控机制。而另一类企业,因为AEO认证条款需求去整理进出口活动流程,而本身进出口业务管理并不完善,仅为流程需求而制作流程。此时,无论是内部粗略的写一些制度文件,或是通过网上下载一些简单的范本流程改编,再或是第三方辅导构建的框架流程,都只停留在表面上,实际的管理与制度并不能形成相互验证和相互的促进完善。


因此,一项制度能够有效促进企业的管理,一方面在于制度制订本身,另一方面更在于实际实施和管理人员。



图片

一、AEO认证中对于“进出口活动”的认证要求

AEO认证标准中的第五条“进出口活动”,其认证要求为“建立并执行进出口活动的流程管理制度”,而从认证条款的理解以及认证的初衷和特定要求来看,企业对于公司进出口业务相关的管控建立制度体系,能够做到对进出口业务涉及到单证流控制(单证的制作、证件的申办、单证的传递)、信息流(进出口到货信息传递、货物相关时间节点的控制、涉及到通关查验及异常信息的反馈等)、以及货物流(货物的查验、理货、检验实施、提送货管理、到货检查管理等)的控制,即能满足本条款对于体系文件的构建要求。


海关认证时,对于企业的进出口业务进行穿行测试,验证各个监管方式的实际申报和管理状况;以及企业自我检查或审计,确认各流程的有效执行,前提都需要“进出口活动体系能够有效运行”。而发挥管控体系的成效,又需要企业须根据不同企业实际状况而构建与之配套契合的细化管控机制,使得相关制度能够落地执行。

图片

二、如何构建“进出口活动流程体系”?

如何构建进出口活动流程体系?是企业面临的现实问题。

首先,从我们的实际管控角度出发,我们要明确构建体系文件的基本原则:

(1)结合公司的实际业务情况来制订,而不是一套范本、一套标准。

(2)尽可能覆盖各个业务类型和监管方式,形成完整体系。

(3)制度文件与作业指导书(SOP)相结合,也即有粗有细、相得益彰。


其次,构建流程体系:

(1)对于综合的宏观管控制度,比如:进出口业务合规管控要领、进出口业务管理制度、加工贸易保税管理制度,诸如此类综合性制度,往往涵盖的知识点更广更全面,应该由部门的负责人或主管来负责主导制订,占在宏观控制的角度,更多是注重合规管理层面的要点控制和指导意义。

(2)对于细节的微观操作流程或指导书,比如:进出口各监管方式的操作指导书、保税手册的申办与核销/内销等分别的指导书,应该强调在具有操作可执行性、指导性层面。对于该类操作细节,应该由具体业务负责人员或主管参与制作,再由部门经理进行确认和完善。


举例:对于进出口环节的流程体系构建的参照思路

体系的构建是一项工程,是不断完善、日积月累堆积而成。对于整体进出口业务能够形成制度+作业指导两个层面的完善体系,对于企业的实际管控就形成了基本的程序保障。

图片

三、如何提升“进出口流程体系”对业务控制的实际效果?

对于形成的流程体系,如何才能发挥更大的实效,简单来说如下几点值得注意:

其一、制度的可操作性、实用性。制订一项制度或指导书,需要具备实际意义,相关人员才会去关注去遵守。而这其中,可操作性又体现在“管控要点的明确”及“作业细节的清晰”。因此,对于制订宏观的制度或综合程序时,应强调各管控要点(节点),方便给涉及到的相关部门人员提示用;对于制作细节操作指导书时,应强调具体每个步骤的作业方式、要求、表单,方便给进出口操作人员能参照执行。

其二、文件编制的参与人员。应该鼓励进出口实际操作人员参与编写各细节的作业指导书,编写参与的过程也是每个参与者梳理自己知识体系、细化作业要点的过程。

其三、实施培训。对于体系文件制订后,部门内以及跨部门的培训必不可少,培训让相关人员了解制度文件规定,也通过培训来探讨和持续完善制度文件。

其四、程序文件的检验、更新。体系文件伴随着实际作业过程的变化和海关政策的变化,定期检验程序文件,加以持续完善和更新也是非常必要的。每年可以通过进出口审计或者内部对文件开展的专项检查评审来实现。


图片

总之,如果编写的制度或程序文件仅仅是为了认证时的一时展示而用,而其他时间就束之高阁,那么这项体系文件的构建就是失败的。反之,如果因为AEO而完善的体系文件成为公司的一项宝贵智力资产,能够成为关务部门对外培训、对内培训以及新人入职时的重要参考文件,那么这些体系文件便是具有生命力的。


本文为原创作品

未经许可不得以任何方式转载



HISTORY
/
往期推荐

Leo说AEO系列(1)如何从AEO认证体系中找关务合规的整套管理理念?



Leo说AEO系列(2)哪些企业需要关注AEO认证?



Leo说AEO系列(3)如何落实海关业务培训,提升公司的海关法律意识?



Leo说AEO系列(4)如何有效做好单证复核提升进出口申报准确性?



Leo说AEO系列(5)单证如何保管才能符合AEO认证及进出口合规管理要求?




首页 电话 QQ